Wissensmanagement

Effizient Wissen vereinheitlichen, weiter geben, Prozesse reflektieren und optimieren.

Viele Konzerne, wie auch der Mittelstand, spüren vermehrt den demografischen Wandel in vielerlei Hinsicht.
Zum einen finden viele nicht die Fach- und Führungskräfte, die sie sich wünschen, zum anderen ist es nicht einfach, die Leistungsträger an das Unternehmen zu binden und deren Anspruch an Work-Life-Balance gerecht zu werden.
Ebenso besteht die Herausforderung das Wissen der Leistungsträger im Unternehmen zu halten und die nachfolgenden Mitarbeiter damit zu qualifizieren.

Ihre Herausforderung?

  • Wissen strukturiert im Unternehmen halten
  • Know-How an jüngere Mitarbeiter weitergeben
  • Schnelle, fundierte Einarbeitung neuer Mitarbeiter
  • Arbeitsvorgänge werden von unterschiedlichen Teams oder Schichten verschieden ausgeführt
  • Arbeits- und Prozessoptimierung gehen verloren
  • KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess) läuft schleppend
  • Betriebsanweisungen und Gefährdungsbeurteilungen sind vorhanden, sind jedoch zu abstrakt um benutzt zu werden
  • Gesetzliche Anforderung bezügliche aktueller Dokumentationen der Arbeitsabläufe und Gefährdungen

Ihre Ziele

  • Einheitliche, übersichtliche Struktur der Dokumentation im Betrieb
  • Einfache, verständliche Formulierungen, damit alle Beteiligten schnell verstehen und die Dokumentation nutzen
  • Beschreibung  mit Bildern und ggf. videogestützt um Sprachbarrieren zu überbrücken oder detailtiefer Wissen zu vermitteln
  • Alle Beteiligten (über Teams und Schichten hinweg) kennen die optimale Vorgehensweise und arbeiten danach
  • Die Vielzahl der fundierten Verbesserungsvorschläge optimiert permanent und sichtbar den Arbeitsprozess
  • Sie sind rechtlich abgesichert durch aktuelle Betriebsanweisungen und Gefährdungsbeurteilungen
  • Leistungen in Sicherheit, Umweltschutz, Produktivität und Qualität erhöhen
  • Qualifizierung, neben der Fachkompetenz, auch die Sozial- und Methodenkompetenz
  • Nachhaltigkeit durch aktive Patenschaften

Vorteile der innerbetrieblichen Qualifizierung:

  • Direkte Beteiligung der Mitarbeiter erhöht Kompetenz, Motivation und Einsatzbereitschaft
  • Zielgerichtete Arbeitsplatz- und prozessbezogene Qualifizierung (Training on the job)
  • Verändertes Rollenverständnis der Schichtführer (falls Schichtbetrieb)
  • Schafft eine einheitliche Betreiberphilosophie aller Beteiligten
  • Vereinfachung der Pflege von Betriebsanweisungen durch klare, übersichtliche Dokumentenstrukturen
  • Höhere Akzeptanz der Betriebsanweisungen als Grundlage zum eigenverantwortlichen Lernen
  • Verbesserung der Arbeitsqualität
  • Förderung der Unternehmens- und Führungskultur
  • Einführung eines Entwicklungsplans für die Personalsteuerung
  • Verbessertes Sicherheits- und Umweltbewußtsein
  • Aufbau von Schicht und funktionsübergreifenden Arbeitsteams
  • Ständige Verbesserung der Qualität und Produktivität
  • Konzentration auf die Wertschöpfungskette

Wie sieht der nachhaltige Prozess aus?

Hierfür möchten wir Ihnen einen neuen, gut verpackten Organisationsentwicklungsprozess vorstellen.

Auftragsklärungsgespräch:

  • Absprache von Umfang, Inhalt, Zeit, Rahmenbedingungen

Wochen-Workshops:

  • Zusammensetzung: ca. 4 Beteiligte (aus allen Schichten, Teams, unterschiedlicher Hierarchie, Zugehörigkeit und Wissenstands) in einen Workshop
  • Moderator erfasst das Wissen der Teilnehmer und strukturiert es in der  einheitlichen Dokumentation
  • Einbindung aller weiteren Beteiligten durch tägliche Feedbackschleifen
  • Einbindung der Schnittstellen falls notwendig zur schnellen Klärung offener Punkte
  • Wöchentliche Einbindung der Hierarchie zur Ergebnissicherung, Motivation und schneller Freigabe der Dokumentation
  • Mitführen eines detaillierten Protokolls und konsequentes Abarbeiten der offenen Punkte
  • Jährliche Reviews und Aktualisierungen mit dem Moderator und den Paten

Hier einige Ideen was der Output sein kann:

  • Genaue Verfahrensbeschreibungen egal ob Dienstleistungen oder Produktionsverfahren
  • Praxisnahe und ablauforientierte Betriebsanweisungen
  • Checkliste für die genaue Durchführung des Vorgangs
  • Tätigkeitsbeschreibungen (ggf. mit Gefährdungsbeurteilungen) für die einzelnen Arbeitsschritte
  • Einarbeitungsfragen für unterschiedliche Tätigkeitslevels

Wann macht dieser Prozess Sinn?

  • Wenn Sie selbst nicht die Zeit und das Know-How haben, eine wirklich passgenaue Dokumentation zu erstellen
  • Wenn es noch keine oder nur wenige Dokumentationen Ihrer Abläufe im Unternehmen gibt
  • Wenn Sie Zeit und Geld bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter sparen wollen
  • Wenn Sie konkurrenzfähig bleiben wollen
  • Wenn Ihnen stetige Weiterentwicklung ein Anliegen ist

Harte Kennzahlen für die Erfolgsmessung

Der Moderator lässt eine Statistik mitlaufen in welcher folgende messbare Kriterien erfasst werden:

  • Verbesserungsvorschläge die entstehen
  • Prozessoptimierungen
  • Anlagenänderungen
  • Dokumentenverbesserungen
  • Aufgedeckte Sicherheitsrisiken
  • Aufgedeckte Bildungsbedarfe
  • Change-Erfolge (u.a. Kooperation/Motivation)

Fazit:
Zu Beginn haben wir diesen Prozess in großen Konzernen umgesetzt, weil dort der Gedanke der Effizienzsteigerung durch einheitliches, schlankes Vorgehen bereits tief verwurzelt ist.
Inzwischen haben wir auch viel Erfahrung im Mittelstand gesammelt und das Potential, welches dort zu heben ist, noch ungleich höher. Hier kann sich jeder selbst errechnen, welches das Sparpotential ist, welches in diesen Workshops steckt.

Neben den Erfolgszahlen haben alle Beteiligten Spaß, denn hier steht der Mitarbeiter mit seinem Wissen im Mittelpunkt. Er freut sich, dass seine Expertise endlich Gehör findet. In den Workshops wird ganzheitlich miteinander gelernt, die Teilnehmer haben Spaß und auch Konflikte werden „by the way“ konstruktiv gelöst.